Officer, Paralegal and Law Office Management/Agent, administratif et parajuridique

Location:  

Vancouver, BC, CA

Job Requisition Id: 196903 
Business Function: Legal 
Primary City: Vancouver 
Other Location(s): 
Province: British Columbia 
Employment Type: Full-Time 
Employment Status: Permanent 
Language Requirement: English Essential 
Employee Class and Level: CPMGB01 
Number of Vacancies: 1 
Position Reports To: Senior Managing Counsel
Area of Competition: All employees in the Pacific area or region.  
Posting Date (YYYY-MM-DD): 2026/01/09
Closing Date (YYYY-MM-DD): 2026/02/09

Job Description

 

Responsible for assisting Legal Counsel with legal matters and maintaining litigation files; Seeks internal documents and information to help prepare case material for Counsel; Monitors files during Counsel’s absence; Processes highly confidential work and seeks additional information where necessary; Prepares and drafts various legal documents and correspondence; Summarizes files and decisions; maintains liaison with various departments within the Corporation and law firms across Canada; Participates in meetings;  Conducts legal and factual research; Gathers data and develops and maintains various quarterly reports; Undertakes special projects; Assists Counsel in administrative role as needed. 

 

Job Responsibilities

 

Below are the main job requirements and responsibilities for Officer, Paralegal and Law Office Management:

 

1.    Administers and coordinates all legal matters that have been assigned to the Paralegal including; participating in meetings and ensuring follow-ups on required items are done, provides client groups with required documentation, responds to all requests for information in a timely manner, verifies information in supporting documents to go to court, arbitration, boards, etc. is accurate and, under the supervision of the Counsel, drafts a variety of documents, takes on special assignments/projects and assists Counsel as needed. 

 

2.    Maintains familiarity with all legal matters requiring negotiation, legal analysis, review, recommendations and/or approval in order to assist Counsel and to answer inquiries with utmost discretion from various sources (e.g. Canada Post personnel, external counsel, external parties and opposing counsel) and brings attention to Counsel any urgent requests for information and situations that could embarrass or expose Canada Post to criticism, if not handled in a prompt, discrete and tactful manner.

 
3.    Gathers, analyzes, synthesizes and provides recommendations to the Counsel on legal and factual information to assist in the preparation of legal documents for use in litigation and corporate/commercial matters, as well to participate in the decisions concerning procedures relative to all legal matters. 

 

Job Responsibilities (continued)

 

4.    Gathers, organizes and assesses documentary evidence for relevancy and completeness, solicitor-client privilege, third party information (files, records and documents) to assist Counsel in the preparation of legal/factual documents and, interprets and distinguishes relevant jurisprudence to develop potential solutions, options and recommendations to Counsel.

 

5.    Communicates with the various legal services (clerks, court reporters, etc.) to ensure that everything is ready for Counsel when in charge of a matter that is going to arbitration, trial, discovery, etc. and as requested, contacts external Counsels to provide them with necessary documentation and information. 

 

6.    Develops and implements internal schedules to ensure the receipt of appropriate documentation from external counsel is recorded and, inputs and ensures the accuracy of information related to specific matters into an electronic information management system. 

 

7.    Provides administrative support as required. 

 

Qualifications

 

Education

•    Completed post-secondary, preferably in a related field OR a combination of equivalent professional experience and training.

 

 

Experience

•    1 to 3 years’ of relevant functional experience.

•    1 or more years’ of experience in a unionized environment an asset.

 

 

Other Candidate Requirements

•    Proficient computer skills and competent with Microsoft Office programs.

•    Strong communication, analytical, and customer service skills.

•    Strong time management skills.

 

 

Other Information

 

Safety Sensitive Positions
This position may be considered a Safety Sensitive position and has additional requirements under Canada Post's Substance Use Policy. 

Employment Equity

Canada Post will represent Canada’s diversity and provide a safe and welcoming workplace that embraces and celebrates our differences. We are committed to employment equity and encourage applications from women, Indigenous People, persons with disabilities and visible minorities.

Disability is defined as a persistent or episodic physical, sensory, or mental health condition and/or functional limitation. Disability includes both visible and hidden conditions and/or limitations that may impact vision, hearing, mobility, flexibility, dexterity, pain, learning, developmental, mental/psychological, and memory.
 

Conflict of Interest
The Conflict of Interest Policy prohibits employees from hiring, supervising or reporting to, directly or indirectly via the reporting hierarchy, their immediate family or close personal relations. Should you feel that you may be in an actual or potential Conflict of Interest in regard to this job opportunity, you must communicate with the designated Human Resources representative.

 

Accommodation

Canada Post is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you are contacted by Canada Post regarding a job opportunity, please advise if you have any restrictions that need to be accommodated.  All information received in relation to accommodation will be kept confidential.

 

Important Message

Your application must clearly demonstrate how you meet the requirements as Canada Post cannot make assumptions about your education and experience. We thank all those who apply. Only those selected for further consideration will be contacted.

 

Our signature behaviours 

Make the call – We’re empowered to make decisions, respectfully challenge the status quo, and support others to do the same.
Know the destination– We understand Canada Post’s strategy and goals and how we contribute to them, and we move forward with open minds when exploring new approaches.
Deliver for others – We take pride in doing our personal best, demonstrate care for others, and support and encourage them to reach their potential.  
Ignite our pride– We play a role in making Canada stronger by celebrating who we are, the communities we service, and issues that matter.

Our values 
Our Values have three dimensions: “We matter as individuals, We matter to one another, We matter to our country”
TRUST                  
I earn the trust placed in me every day, and I trust that my safety and well-being are everyone’s top priority. 
We do our best work when we trust each other. 
We value the trust Canadians have in us, and understand it is earned with every decision and interaction. 
RESPECT
I understand respect is the foundation of a successful workplace.              
We respect each other as colleagues and treat each other as we would like to be treated.               
We respect our country and the communities we serve, and understand we have a responsibility to be a positive force for change.
DELIVER
I challenge myself to safely deliver every day because what I do matters.
We are a network of people, united by what we accomplish and deliver together.
Delivering a stronger Canada for Canadians is at the heart of what we do

Position Occupancy

Applicants who are currently Management/Exempt term employees - it is preferred that employees perform the duties of their position for three (3) months before being considered for permanent opportunities or longer term appointments.

 

Applicants who are currently at the Manager/Officer/Exempt - it is preferred that employees remain in their substantive position for two (2) years before being considered for other permanent opportunities.

 

Applicants who are currently members of another employee group - should contact their human resources representative to learn more about their position occupancy requirements.

 

Interview Notification
Should you be contacted for an interview, you are required to notify your Team Leader. If you do not meet the position occupancy guidelines above, you will need to provide confirmation from your General Manager and Director, Human Resources responsible for your function/region that you can be considered for this opportunity.

______________________________________________________________________________________________________

Lieu de travail:  

Vancouver, BC, CA

Numéro de la demande d’emploi: 196903 
Fonction administrative: Affaires juridiques 
Ville principale: Vancouver 
Emplacement(s) supplémentaire(s):  
Province: Colombie-Britannique 
Type d’emploi: Temps plein 
Statut d’emploi: Permanent 
Exigences linguistiques: Anglais essentiel 
Classification et niveau d’employé: CPMGB01 
Nombre de postes vacants: 1 
Poste relevant de:  Avocat-Conseil Directeur Principal
Zone de concours: Tous les employés de la région du Pacifique.  
Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):  2026/01/09
Date de clôture (AAAA/MM/JJ): 2026/02/09

Description de l'emploi

 

Le titulaire du poste a les responsabilités suivantes : appuyer l’avocat-conseil en ce qui concerne les questions d’ordre juridique, gérer les dossiers de contentieux, chercher des documents et des renseignements internes pour aider à préparer les dossiers pour l’avocat-conseil et faire le suivi des dossiers pendant son absence, traiter les documents de nature hautement confidentielle et recueillir des renseignements supplémentaires, au besoin. Il doit également rédiger divers documents et correspondances juridiques, résumer les dossiers et les décisions, entretenir des liens avec divers services de la Société et avec des cabinets d’avocats de partout au Canada, participer à des réunions, effectuer des recherches juridiques et factuelles, recueillir des données et produire des rapports trimestriels, et tenir ces derniers à jour, entreprendre des projets spéciaux et aider l’avocat-conseil dans les tâches administratives, au besoin.  

 

Responsabilités professionnelles

 

Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d’agent, Administratif et parajuridique :

 

1.    Administrer et coordonner toutes les questions juridiques assignées au parajuriste, notamment en participant à des réunions et en veillant à ce que des suivis soient faits pour les éléments requis, fournir les documents requis aux groupes de clients, répondre à toutes les demandes de renseignements rapidement, vérifier l’exactitude des renseignements dans les documents à l’appui soumis aux tribunaux, à l’arbitrage, aux commissions, etc., et, sous la supervision de l’avocat-conseil, rédiger divers documents, assumer des tâches ou des projets spéciaux et aider l’avocat-conseil, au besoin. 

 

2.    Se tenir au courant de toutes les questions juridiques nécessitant des négociations, une analyse juridique, un examen, des recommandations ou une approbation afin d’assister l’avocat-conseil et de répondre en toute discrétion aux demandes de renseignements provenant de diverses sources (p. ex., le personnel de Postes Canada, les avocats-conseils externes, les parties externes et les avocats de la partie adverse) et porter à l’attention de l’avocat-conseil les demandes de renseignements urgentes et les situations qui pourraient mettre Postes Canada dans l’embarras ou lui attirer des critiques si on n’y répondait pas avec rapidité, discrétion et tact.

 
3.    Recueillir, analyser et synthétiser des renseignements juridiques et factuels, et offrir des recommandations à ce sujet à l’avocat-conseil afin d’aider à la préparation de documents juridiques qui seront utilisés dans les litiges et les affaires commerciales de la Société, et participer aux prises de décision concernant les procédures relatives à toutes les questions juridiques.

 

Responsabilités professionnelles (suite)

 

4.    Recueillir et organiser des preuves documentaires pour les évaluer ensuite sur le plan de la pertinence et de l’intégrité, du secret professionnel et des renseignements provenant d’un tiers (fichiers, dossiers et documents) afin d’aider l’avocat-conseil à préparer des documents juridiques et concrets; interpréter et distinguer la jurisprudence pertinente pour élaborer d’éventuelles solutions, options et recommandations à l’avocat-conseil.

 

5.    Communiquer avec les divers services juridiques (greffiers, sténographes judiciaires, etc.) afin de s’assurer que tout est prêt lorsque l’avocat-conseil responsable d’une affaire procède à un arbitrage, une instruction, une enquête préalable, etc., et, au besoin, communiquer avec des avocats-conseils externes afin de leur fournir les renseignements et les documents requis. 

 

6.    Préparer et mettre en œuvre des échéanciers internes pour assurer la réception des documents appropriés en provenance des avocats-conseils externes, et veiller à l’exactitude des renseignements relatifs à des affaires particulières et les saisir dans un système de gestion de l’information électronique. 

 

7.    Fournir du soutien administratif, au besoin. 

 

Critères d’admissibilité

 

Formation

•    Un diplôme d’études postsecondaires, de préférence dans un domaine connexe, OU une combinaison d’expérience professionnelle et de formation équivalente.

 

 

Expérience

•    D’une à trois années d’expérience fonctionnelle pertinente.

•    Au moins une année d’expérience dans un milieu syndiqué, un atout.

 

 

Autres exigences

•    Excellentes compétences en informatique et maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office.

•    Solides compétences en communication, en analyse et en service à la clientèle.

•    Excellentes compétences en gestion du temps.

 

Autres informations

 

Poste critique pour la sécurité
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité et il est assujetti aux exigences prévues en vertu de la Politique sur la consommation de substances de Postes Canada. 

 

Équité en matière d’emploi

Postes Canada représentera la diversité du pays en plus d’offrir un milieu de travail sécuritaire et accueillant qui valorise et célèbre nos différences.  Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature.

Un handicap est défini comme étant un problème physique, un problème sensoriel ou un problème de santé mentale permanent ou épisodique ou une limitation fonctionnelle. Il comprend les problèmes de santé visibles et non visibles ou des limitations qui peuvent affecter la vue, l’ouïe, la mobilité, la flexibilité, la dextérité, la douleur, l’apprentissage, le développement, l’état mental ou psychologique, et la mémoire.
 

Conflits d’intérêts
La Politique sur les conflits d’intérêts interdit aux employés d’embaucher, de superviser ou d’avoir pour supérieur, directement ou indirectement selon l’échelle hiérarchique, des membres de leur famille immédiate ou toute personne de leur entourage proche. Si vous pensez que vous pourriez être en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous devez communiquer avec le représentant désigné des Ressources humaines.

Mesures d’adaptation

Postes Canada s’engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le procédé d’embauche. Si Postes Canada communique avec vous à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez nous informer si, en raison des restrictions, vous avez besoin de mesures d’adaptation.  Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.

Message important
Votre candidature doit démontrer clairement la façon dont vous satisfaites aux exigences, puisque Postes Canada ne peut pas faire de suppositions quant à votre niveau d’études et à votre expérience. Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature a été retenue.

 

Nos comportements distinctifs

Prendre des décisions – Nous avons le pouvoir de prendre des décisions, de remettre respectueusement en question le statu quo et d’encourager les autres à faire de même.
Connaître la destination – Nous comprenons la stratégie et les objectifs de Postes Canada et comment y contribuer, et nous avançons en explorant de nouvelles approches avec ouverture d’esprit.
Contribuer pour les autres – Nous sommes fiers de faire de notre mieux, d’aider les autres et de les encourager à réaliser leur plein potentiel.
Contribuer au sentiment de fierté – Nous contribuons à rendre le Canada plus fort en célébrant notre identité, les communautés que nous servons et les enjeux importants.

Nos valeurs 
Nos valeurs ont trois dimensions: “Nous sommes importants en tant qu’individus, Nous sommes importants les uns pour les autres, Nous sommes importants pour notre pays”
CONFIANCE
Je mérite la confiance qu’on m’accorde au quotidien et j’ai confiance en mes collègues, pour qui ma sécurité et mon bien-être sont une priorité.
Nous atteignons notre plein potentiel quand nous nous faisons mutuellement confiance. 
Nous sommes reconnaissants de la confiance que les Canadiens nous accordent et savons qu’elle repose sur chaque décision et chaque interaction.
RESPECT
Je considère que le respect est à la base d’un milieu de travail prospère.
Nous traitons nos collègues avec respect et compassion.
Nous avons du respect pour notre pays et les communautés que nous desservons, et comprenons notre responsabilité d’être un moteur de changement positif.
CONTRIBUTION
Je me donne le défi de contribuer chaque jour à notre réussite parce que mon travail est important.
Nous formons un réseau de personnes unies par notre contribution collective.
Notre contribution à un Canada plus fort au profit des Canadiens est au cœur de notre travail.

 

Période d’occupation dans un poste

Candidats qui sont actuellement des employés cadres et exempts nommés pour une période déterminée – Il est préférable que les employés exercent les fonctions du poste pendant trois (3) mois avant de se porter candidats à des possibilités d’emploi permanent ou à des nominations à plus long terme.

 

Candidats qui sont actuellement des employés au niveau de gestionnaire, agent et exempt – Il est préférable que les employés restent à leur poste d’attache pendant au moins deux (2) ans avant de se porter candidats à d’autres possibilités d’emploi permanent.

 

Candidats qui sont actuellement membres d’un autre groupe d’employés – Doivent communiquer avec leur représentant des Ressources humaines pour en savoir davantage sur les exigences relatives à la période d’occupation de leur poste.

 

Avis de convocation d'invitation à une entrevue
Si vous recevez une convocation à une entrevue, vous devez en aviser votre chef d’équipe. Si vous ne satisfaites pas aux lignes directrices en matière d’occupation de poste précitées, vous devrez fournir une confirmation de la part de votre directeur général et du directeur, Ressources humaines responsable de votre fonction ou région attestant que votre candidature peut être prise en considération pour cette occasion d’emploi.