ACEP-CAPE

Competition #: 2025-5  Posting date: April 4, 2025 Closing date: April 21, 2025 Duration: Indeterminate  Classification level: Level 4 (under review) Salary: $89,214 – $105,119 (under review) Number of positions: 1   Status:  Excluded              About the Association  The Canadian Association of Professional Employees (CAPE) is a dynamic and progressive union representing over 25,000 professional employees in the federal public sector. At CAPE, we are committed to fostering an inclusive and equitable environment for all our members.     Our organization offers a:  Progressive work environment  Flexible Work Model & Remote work opportunities  Seamless transition for public servants  Great work-life balance       Position Summary   Under the direction of the General Counsel and Director of Policy, the Paralegal conducts research, prepares legal reports, organizes the legal team’s privileged and confidential files, assists Counsel in judicial and quasi-judicial settings for internal and external matters, as well as assists Counsel in preparing and providing strategic and legal advice.    Requirements     Education & Experience   Successful completion of an accredited paralegal education program.  Licensed paralegal in good standing with the Law Society of Ontario is an asset.  An equivalent combination of education, training, and/or experience will be considered.  Experience in conducting paralegal or law-related activities.  Experience conducting substantive legal research and analysis on legal issues.  Experience in preparing and updating legal reports.  Experience handling confidential, privileged, and otherwise sensitive information.  Experience assisting counsel in the preparation of cases for hearings, settlement discussions, and other judicial or quasi-judicial settings.  Experience gathering, organizing and preparing large volumes of legal documents, files, and information, including reviewing documents for relevancy and privilege.  Experience maintaining databases of legal documents and files.  Experience serving and filing legal documents with a board, tribunal, or the courts.  Experience assisting counsel in an advisory capacity.  Experience working with Constitutions, By-Laws, and other governing documents.  Experience working with collective agreements or in a union setting is an asset.    Note: Equivalent combinations of education and/or experience are considered.     Key responsibilities   Conducting substantive research on labour, employment, and union-related legal matters, including internal and external labour relations matters.  Preparing and updating a variety of legal reports.  Preparing, organizing, analyzing, and maintaining the legal team’s files, information, and evidence.  Assisting Counsel in an advisory capacity including drafting summaries and formulating recommendations to support legal opinions.  Assisting Counsel in preparing cases for litigation, adjudication, arbitration, mediation, or other judicial or quasi-judicial processes, including drafting and formatting legal documents such as pleadings, motions, affidavits, facta, records, briefs, demand letters as well as preparing books of documents and jurisprudence.  Assisting Counsel in gathering, organizing, and preparing large volumes of legal documents and information, including reviewing documents for relevancy and privilege.  Reviewing confidential medical, financial, or other personal information for relevancy and importance for internal and external grievances, complaints, and other judicial or quasi-judicial processes.  Reviewing and organizing evidence for relevancy and importance.  Coordinating with CAPE members, directors, CAPE staff, partners, associates, advisors, external counsel, stakeholders, and other third-parties.  Interviewing witnesses and preparing statements.  Assisting Counsel at all stages of hearings, investigations, settlement discussions, and litigation, including before the Federal Public Sector Labour Relation and Employment Board, Federal Court, Ontario Labour Relations Board, Ontario Courts, and in other judicial or quasi-judicial settings.  Analyzing, updating, and amending the Association’s governing documents.  Assisting Counsel in developing and updating policies, protocols, and directives.  Maintaining accurate records and databases of grievances, complaints, and settlements.  Reviewing meeting minutes, notes, reports, and preparing updates related to ongoing files.  May perform other duties as required.     Other skills and abilities    Ability to write and prepare reports.  Ability to take and organize accurate notes, minutes, reports, and records.  Skills in researching, analyzing and organizing data.  Professional knowledge and understanding of the importance of maintaining confidentiality.  Ability to work collaboratively and autonomously on diverse tasks.  Problem solving.  Ability to work under pressure.  Knowledge of terminology used in legal settings.  Professional knowledge of the labour and employment law of Canada and Ontario.  Professional knowledge of CanLII and Westlaw.  Professional knowledge of Microsoft Office, including Word, Outlook, Teams, Excel, and PowerPoint.  Professional knowledge of the Federal Public Sector Labour Relations, Canada Labour Code, Ontario’s Labour Relations Act,1995, Canadian Human Rights Act, Ontario’s Human Rights Code, Ontario’s Employment Standards Act, 2000, Financial Administration Act, Parliamentary Employment and Staff Relations Act, Public Service Superannuation Act, Employment Equity Act, and other related legislation, regulations, policies, and directives.     Condition of employment   Must meet the language requirement of the position.     Additional Information   Candidates must be fluently bilingual in both English and French at the time of application. This position requires advanced proficiency in both spoken and written English and French, and candidates should be prepared to demonstrate this fluency during the recruitment process.  If you are Indigenous such as First Nations, Inuit or Métis, a person within an equity-deserving groups, or a person of color, we encourage you to self-declare in this recruitment process. This self-declaration information may be factored into selection decisions and to address CAPE’s commitment to increase representation for these groups.  CAPE is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you need to be accommodated during any phase of the evaluation process, please contact rh-hr@acep-cape.ca . All information received in relation to accommodation will be kept confidential.  An eligibility list of applicants may be established from this process to staff similar positions within CAPE.    Acknowledgment of receipt of applications will not be sent; we will contact applicants when the screening and interview phases are completed.    The recruitment committee reserves all rights to use any methods that they deem appropriate to evaluate the applicants.  Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the applicant to ensure that accurate contact information is provided and updated as required and to update their personal information when it changes. Applicants who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).  Time-sensitive correspondence may be transmitted via email, and it will be the applicant's responsibility to check their email regularly. Failure to respond to communications may result in elimination from this process.  CAPE may decide to use top-down or random selection or any other additional qualification to determine the number of applicants who will be considered for the next stage of the evaluation.  Applicants are required to disclose any potential conflicts of interest that may arise from their employment in this position. A conflict of interest may include, but is not limited to, personal or financial relationships with individuals or organizations that could affect, or be perceived to affect, the impartiality of your work. If you believe you may be in a conflict of interest, please include a brief statement in your application outlining the nature of the potential conflict. This information will be reviewed confidentially and will not necessarily disqualify you from consideration.    How to Apply Interested applicants should submit their resume, a cover letter outlining their interest in the position and relevant qualifications and contact information for two professional references to rh-hr@acep-cape.ca by April 21, 2025.   We thank all applicants for their interest in this position.    *********************************************************************  Numéro de concours :  2025-5  Date de publication : 04 Avril 2025  Date de clôture : 21 Avril 2025  Durée :  indéterminée  Niveau de classification :  Niveau 4 (sous révision) Salaire : 89,214 $ – 105,119 $ (sous révision) Nombre de postes : 1  Statut : Exclu     À propos de l’Association  L’Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.    Notre organisation offre un :  Un milieu de travail progressif ;  Un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler ;  Une transition sans problème pour les fonctionnaires ;  Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.     Résumé des fonctions   Sous la direction de l’avocate générale et directrice des Politiques, la ou le parajuriste effectue des recherches, rédige des rapports juridiques, organise les dossiers privilégiés et confidentiels de l’équipe juridique, fournit une assistance aux avocat·es dans des contextes judiciaires et quasi judiciaires pour des questions internes et externes, et aide les avocat·es à préparer et à fournir des conseils stratégiques et juridiques.    Exigences     Études et expérience   Diplôme d’un programme de formation parajuridique agréé.  Un permis de parajuriste en règle octroyé par le Barreau de l’Ontario est considéré comme un atout.  Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience sera prise en considération.  Expérience dans la réalisation d’activités parajuridiques ou juridiques.  Expérience de la recherche et de l’analyse approfondies sur des questions juridiques.  Expérience dans la préparation et la mise à jour de rapports juridiques.  Expérience du traitement d’informations confidentielles, privilégiées ou autrement sensibles.  Expérience à soutenir les avocat·es dans la préparation des dossiers pour les auditions, les discussions sur le règlement et d’autres contextes judiciaires ou quasi judiciaires.  Expérience dans la collecte, l’organisation et la préparation d’un nombre important de documents et d’informations juridiques, y compris l’examen des documents pour en vérifier la pertinence et le privilège.  Expérience dans la gestion de bases de données sur les documents et les dossiers juridiques.  Expérience dans la signification et le dépôt de documents juridiques auprès d’une commission, d’un tribunal ou d’une cour.  Expérience dans l’exercice de fonctions consultatives auprès des avocat·es.  Expérience dans le traitement des statuts, des règlements et d’autres documents constitutifs.  Une expérience professionnelle dans le traitement des conventions collectives et dans le milieu syndical est un atout.  Remarque : Toute combinaison d’études et d’expérience sera prise en considération.       Principales responsabilités    Effectuer des recherches approfondies sur les questions juridiques liées au travail, à l’emploi et aux syndicats, y compris les questions relatives aux relations de travail internes et externes.  Rédiger et mettre à jour une variété de rapports juridiques.  Préparer, organiser, analyser et conserver les dossiers, les renseignements et les preuves de l’équipe juridique.  Seconder les avocat·es, à titre consultatif, notamment en rédigeant des résumés et en formulant des recommandations à l’appui des avis juridiques.  Aider les avocat·es à préparer les cas en vue d’un litige, d’un règlement, d’un arbitrage, d’une médiation ou d’autres processus judiciaires ou quasi judiciaires, y compris la rédaction et la mise en forme de documents juridiques tels que les plaidoiries, les requêtes, les affidavits, les faits, les dossiers, les mémoires, les lettres de mise en demeure ainsi que la préparation des cahiers de preuves documentaires et de jurisprudence.  Faciliter le travail des avocat·es en participant à la collecte, à l’organisation et à la préparation d’un nombre important de documents et d’informations juridiques, y compris l’examen des documents pour en vérifier la pertinence et le privilège.  Examiner de l’information médicale, financière ou d’autres données personnelles de nature confidentielle pour en vérifier la pertinence et l’importance dans le cadre de griefs, de plaintes et d’autres processus judiciaires ou quasi judiciaires internes et externes.  Examiner et organiser les éléments de preuve en fonction de leur pertinence et de leur importance.  Assurer la coordination avec les membres de l’ACEP, la direction, le personnel de l’ACEP, les partenaires, les associé·es, les conseiller·ères, les avocat·es externes, les parties prenantes et d’autres tierces parties.  Interroger les témoins et préparer les déclarations.  Soutenir les avocat·es à toutes les étapes des auditions, des enquêtes, des discussions sur le règlement et des litiges, notamment devant la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral, la Cour fédérale, la Commission des relations de travail de l’Ontario, les tribunaux de l’Ontario et d’autres instances judiciaires ou quasi judiciaires.  Analyser, mettre à jour et modifier les documents constitutifs de l’Association.  Accompagner les avocat·es dans l’élaboration et la mise à jour des politiques, des protocoles et des directives.  Tenir des bases de données et des registres précis sur les griefs, les plaintes et les règlements.  Examiner les procès-verbaux des réunions, les notes et les rapports, et préparer les mises à jour relatives aux dossiers en cours.  Effectuer d’autres tâches qui lui sont confiées, au besoin.    Autres compétences et aptitudes   Capacité à rédiger et à préparer des rapports.  Capacité à consigner et à organiser des notes, des procès-verbaux, des rapports et des dossiers précis.  Compétences en matière de recherche, d’analyse et d’organisation des données.  Connaissance et compréhension professionnelles de l’importance du respect de la confidentialité.  Capacité à travailler en collaboration et de manière autonome sur des tâches diverses.  Capacité à résoudre des problèmes.  Capacité à travailler sous pression.  Connaissance de la terminologie utilisée dans le domaine juridique.  Connaissance professionnelle du droit du travail au Canada et en Ontario.  Connaissance professionnelle de CanLII et de Westlaw.  Connaissance professionnelle de Microsoft Office, notamment Word, Outlook, Teams, Excel et PowerPoint.  Connaissance professionnelle de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, du Code canadien du travail, de la Loi de 1995 sur les relations de travail de l’Ontario, de la Loi canadienne sur les droits de la personne, du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario, de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Loi sur les relations de travail au Parlement, de la Loi sur la pension de la fonction publique, de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et d’autres lois, règlements, politiques et directives connexes.     Condition d’emploi   Doit satisfaire aux exigences linguistiques liées au poste.     Renseignements supplémentaires   Les candidats doivent être parfaitement bilingues en anglais et en français au moment de leur candidature. Ce poste exige une maîtrise avancée de l'anglais et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et les candidats doivent être prêts à démontrer cette maîtrise au cours du processus de recrutement.  Si vous êtes autochtone (Premières Nations, Inuits ou Métis), si vous appartenez à un groupe en quête d’équité ou si vous êtes une personne de couleur, nous vous encourageons à le déclarer dans votre candidature. Cette information peut être prise en compte lors de l’évaluation, l’ACEP s’étant engagée à accroître la représentation de ces groupes.  L’ACEP s’engage à fournir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, et ce, dès le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez contacter rh-hr@acep-cape.ca . Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.  L’ACEP pourrait établir une liste d’admissibilité de personnes candidates à partir de ce processus de recrutement afin de pourvoir des postes similaires dans l’organisation.    Aucun accusé de réception ne sera envoyé aux personnes candidates ; nous contacterons les personnes à l’issue des phases de sélection et d’entrevue.    Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidatures.  La communication relative à ce processus s’effectuera par courriel. Il incombe aux personnes candidates de s’assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour au besoin, et de mettre à jour leurs renseignements personnels en cas de changement. Les personnes qui répondent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant de personnes inconnues (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).  La correspondance urgente peut être transmise par courriel et il incombe aux personnes candidates de vérifier régulièrement leur courriel. Le défaut de répondre aux communications peut entraîner l’élimination de la candidature.  L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre système de qualification afin de déterminer le nombre de personnes qui seront prises en considération pour l’étape suivante de l’évaluation.  Les candidats sont tenus de signaler tout conflit d'intérêts potentiel pouvant découler de leur emploi à ce poste. Un conflit d'intérêts peut inclure, sans s'y limiter, des relations personnelles ou financières avec des personnes ou des organisations qui pourraient affecter, ou être perçues comme affectant, l'impartialité de votre travail. Si vous pensez être en situation de conflit d'intérêts, veuillez inclure dans votre candidature une brève déclaration décrivant la nature du conflit potentiel. Cette information sera examinée de manière confidentielle et ne vous empêchera pas nécessairement d'être pris en considération.    Pour poser sa candidature  Les personnes intéressées doivent envoyer leur curriculum vitae, une lettre de présentation décrivant leur intérêt pour le poste et leurs qualifications pertinentes, ainsi que les coordonnées de deux références professionnelles à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca avant le 21 Avril 2025.  Nous remercions les candidates et les candidats de leur intérêt.