Administrative Assistant

  • Ivanhoé Cambridge Inc.
  • Montreal, Quebec, Canada
  • Mar 23, 2020
Full time Legal Assistant Legal Secretary

Job Description

Ivanhoé Cambridge Inc.

 

Administrative Assistant

Reference: 5586

Position type : Salaried

Location : Montréal, Quebec

 

Ivanhoé Cambridge develops and invests in high-quality real estate properties, projects and companies that are shaping the urban fabric in dynamic cities around the world. It does so responsibly, with a view to generate long-term performance. Ivanhoé Cambridge is committed to creating living spaces that foster the well-being of people and communities, while reducing its environmental footprint.

 

Vertically integrated in Canada, Ivanhoé Cambridge invests internationally alongside strategic partners and major real estate funds that are leaders in their markets. Through subsidiaries and partnerships, the Company holds interests in more than 1,000 buildings, primarily in the industrial and logistics, office, residential and retail sectors. Ivanhoé Cambridge held close to C$65 billion in real estate assets as at December 31, 2018 and is a real estate subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), one of Canada's leading institutional fund managers.

For more information: ivanhoecambridge.com.

 

Department : Legal Affairs, Operations

 

Position type : Salaried

 

Specific accountabilities

The Administrative Assistant reports directly to the Senior Director, Legal Affairs, Operations, and assists two Senior Advisors, Legal Affairs, Operations.

 

Main responsibilities are as follows:

  • Oversee meeting scheduling and preparations (invitations, room reservations, confirmation of attendance, agenda, documentation and, as needed, meeting minutes);
  • Perform general administrative duties for the team: draft, print, scan and file documents; answer mail and telephone calls; email management; organize daily calendars and agendas; translation; filing, billing, prepare; obtain required signatures; prepare timesheets; etc.;
  • Plan, organize and coordinate meetings and travel arrangements for the team;
  • Provide coordinated support for various matters handled by the team; assist in producing and updating various types of files, presentations, charts and reports as needed;
  • Carry out a variety of administrative tasks related to internal management in accordance with established processes (expense reports, tracking validation and coding of invoices, budget monitoring, membership of professional associations or other, etc.);
  • Use and encourage the team to use the technological tools (Office 365, SharePoint and other solutions) and databases available at Ivanhoé Cambridge to obtain the information necessary for managing the team’s various initiatives;
  • Organize and update filing systems, primarily electronic, according to records management standards and best practices;
  • Carry out any other related tasks requested or required as part of the job.

 

Key requirements

  • College diploma (DCS) in secretarial studies or office automation;
  • 5 years or more of experience in administrative support;
  • Excellent command of written and spoken French and English with strong business writing skills;
  • Solid organizational, interpersonal and communication skills;
  • Flexibility, a strong work ethic and the ability to perform under pressure in a fast-paced environment;
  • Ability to multitask while remaining detail-oriented;
  • Ability to work effectively in a team and provide excellent service;
  • Keen sense of discretion;
  • A consummate professional with the proven ability to handle highly sensitive and confidential information and to communicate with senior managers and executives;
  • Computer skills, including proficiency in Microsoft Office suite and familiarity with JD Edwards;
  • Knowledge of Concur and Basware (purchase to pay and e-invoicing software), an asset;
  • Up-to-date knowledge of business matters as well as the Company’s policies and procedures.

If you are interested in this challenge, please submit your resume.

 

You have everything to gain!

When you join the Ivanhoé Cambridge team, you are eligible for employment benefits and a pension plan that are among the best in the industry. Our many health and wellness programs encourage you to balance your work and personal lives and fulfil your desire for social involvement, while maintaining a healthy lifestyle. At Ivanhoé Cambridge, you will have many opportunities to develop your skills and thrive professionally, in Canada or elsewhere in the world. Our initiatives aimed at creating an exceptional working environment that inspires our employees to give the best of themselves elevated Ivanhoé Cambridge into the ranks of 100 Top Employers in Canada.

 

Please apply online at: https://rita.illicohodes.com/go/5e737aa745ea2d460f07ef89/55f9bbeb12497d61478f8dce/en

 

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Ivanhoé Cambridge Inc.

 

Adjoint administratif

Référence : 5586

Type de poste : Salarié

Endroit : Montréal, Québec

 

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

 

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s’associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 65 G$ CA d’actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada.

Pour plus de renseignements :  ivanhoecambridge.com.

 

Service : Affaires juridiques, Exploitation

 

Type de poste : Salarié

 

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l’exécution de ses fonctions, l’adjoint administratif relève de la Directrice principale, Affaires juridiques, Exploitation, et travaille aussi pour deux conseillères principales, Affaires juridiques, Exploitation.

 

Les responsabilités principales consistent à :

  • Assurer la préparation et la logistique des réunions (convocation, réservations, confirmation de présences, ordre du jour, préparation de dossiers, envoi de documents et, au besoin, produire des comptes rendus de réunions si requis);
  • Effectuer le travail général de secrétariat pour cette équipe : rédaction, impression et numérisation de documents, suivi correspondance et appels téléphoniques, gestion des courriels, organisation des calendriers et d’agendas, traduction, classement, facturation, cueillette de signatures, préparation des feuilles de temps, etc.;
  • Planifier, organiser et coordonner la tenue de rencontres et les déplacements des membres de l’équipe;
  • S’assurer de faire des liens entre les différents dossiers traités par les membres de l’équipe et collaborer à la production et mise à jour de dossiers, de présentations, de tableaux et de rapports de différentes natures selon les besoins;
  • Effectuer les diverses tâches administratives reliées à la gestion interne, et ce, en accord avec les processus établis (tel que les notes de frais, le suivi de la validation et la codification des factures, le suivi budgétaire, adhésion aux associations professionnelles ou autres, etc.);
  • Utiliser et favoriser l’utilisation des outils technologiques au sein de l’équipe (Office 365, SharePoint et autres solutions) ainsi que les différentes bases de données disponibles chez Ivanhoé Cambridge afin d’obtenir les informations nécessaires à la gestion des différents dossiers de l’équipe;
  • Organiser et tenir à jour les systèmes de classements, majoritairement électroniques, selon les normes et bonnes pratiques de gestion documentaire;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes demandées ou nécessaires à la fonction.

 

Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en secrétariat ou technique en bureautique;
  • Plus de 5 ans d’expérience de travail en administration;
  • Excellent français et anglais parlé et écrit, habileté en rédaction;
  • Bonnes aptitudes en matière d’organisation, de relations interpersonnelles et de communications;
  • Flexibilité et forte éthique de travail avec la capacité à travailler sous pression dans un environnement au rythme rapide;
  • Capacité à traiter des tâches multiples tout en ayant le souci du détail;
  • Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe et à offrir un service de qualité;
  • Capacité à faire preuve d’une grande discrétion;
  • Haut niveau de professionnalisme, notamment aptitude démontrée à traiter des informations très sensibles et confidentielles et à communiquer avec les cadres supérieurs et la haute direction;
  • Savoir-faire technologique, y compris une grande maîtrise de la suite Microsoft Office et une connaissance de l’utilisation de JD Edwards;
  • Connaissance du logiciel Concur et Basware (logiciel de facturation électronique et d’achat contre paiement), un atout;
  • Maintenir les connaissances des affaires courantes ainsi que les politiques et procédures de la compagnie.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

 

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

 

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire.

 

SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/5e737aa745ea2d460f07ef89/55f9bbeb12497d61478f8dce/fr

Experience

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