Technician, Corporate Secretary

  • Ivanhoé Cambridge Inc.
  • Montreal, QC, Canada
  • Feb 20, 2020
Full time Law Clerk Legal Assistant Legal Support Legal Secretary Paralegal

Job Description

Ivanhoé Cambridge Inc.

 

Technician, Corporate Secretary

Reference: 5561

Position type : Salaried

Location: Montréal

 

Ivanhoé Cambridge develops and invests in high-quality real estate properties, projects and companies that are shaping the urban fabric in dynamic cities around the world. It does so responsibly, with a view to generate long-term performance. Ivanhoé Cambridge is committed to creating living spaces that foster the well-being of people and communities, while reducing its environmental footprint.

 

Vertically integrated in Canada, Ivanhoé Cambridge invests internationally alongside strategic partners and major real estate funds that are leaders in their markets. Through subsidiaries and partnerships, the Company holds interests in more than 1,000 buildings, primarily in the industrial and logistics, office, residential and retail sectors. Ivanhoé Cambridge held close to C$65 billion in real estate assets as at December 31, 2018 and is a real estate subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), one of Canada's leading institutional fund managers. For more information: ivanhoecambridge.com.

 

Department : Corporate, Capital Markets, Secretary, Compliance

 

Position type : Salaried

 

Specific accountabilities

As a member of the Corporate Secretary’s team, the incumbent is responsible for performing the following duties:

  • Work with the Corporate Secretary’s team to organize board and committee meetings: handle meeting logistics, invitations, agendas, file preparation and tracking tables; help draft and revise minutes. Replace the Coordinator, Corporate Secretary’s Office, as needed;
  • Manage the trademark portfolio;
  • Coordinate follow-up for major legal disputes where there are reporting requirements to adhere to;
  • Implement the technology tools for the Corporate Secretary’s Office, as needed, in order to achieve specified paperless targets;
  • Coordinate occasional training sessions;
  • Carry out various administrative tasks: prepare documents (policies, executive summaries, etc.), provide support for internal meetings, track invoices, administer expense accounts, make travel arrangements, regularly update the electronic file directory, etc.;
  • Ensure quality control (spelling, layout, etc.) for all documents produced, in accordance with current standards and procedures;
  • Carry out any other related tasks.

 

Key requirements

  • College diploma (DCS) in legal techniques or office administration, or equivalent experience;
  • Three or more years of experience;
  • Experience in the legal field, an asset;
  • Excellent command of written and spoken French and English;
  • Proficiency in various technologies, including advanced proficiency in Microsoft Office applications (Word and Excel) and Office 365;
  • Methodical, detail-oriented self-starter with excellent organization and prioritization skills;
  • Outgoing team player with strong interpersonal skills;
  • Ability to thrive in a fast-paced work environment and meet tight deadlines.

If you are interested in this challenge, please submit your resume.

 

You have everything to gain!

When you join the Ivanhoé Cambridge team, you are eligible for employment benefits and a pension plan that are among the best in the industry. Our many health and wellness programs encourage you to balance your work and personal lives and fulfil your desire for social involvement, while maintaining a healthy lifestyle. At Ivanhoé Cambridge, you will have many opportunities to develop your skills and thrive professionally, in Canada or elsewhere in the world. Our initiatives aimed at creating an exceptional working environment that inspires our employees to give the best of themselves elevated Ivanhoé Cambridge into the ranks of 100 Top Employers in Canada.

 

Please apply online at: https://rita.illicohodes.com/go/5e4adff7283b2c0596a69982/55f9bbeb12497d61478f8dce/en

 

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Ivanhoé Cambridge Inc.

 

Technicien, Secrétariat corporatif

Référence : 5561

Type de poste : Salarié

Endroit : Montréal

 

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

 

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s’associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 65 G$ CA d’actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements :  ivanhoecambridge.com.

 

Service : Corporatif, Marchés des Capitaux, Secrétariat, Conformité

 

Type de poste : Salarié

 

Des défis à la hauteur de vos talents!

Le titulaire du poste sera un membre de l’équipe du Secrétariat corporatif et aura notamment les responsabilités suivantes :

 

Voir, en collaboration avec l’équipe du Secrétariat, à l’organisation des réunions du conseil d’administration et de ses comités incluant la logistique des réunions, les convocations, les ordres du jour, la préparation des dossiers de réunions, les tableaux de suivis, collaborer à la rédaction et à la révision des procès-verbaux et assurer le remplacement de la Coordonnatrice, Secrétariat corporatif lorsque requis;

  • Assurer la gestion du portefeuille des marques de commerce;
  • Coordonner le suivi des litiges importants devant faire l’objet de reddition de compte;
  • Assurer l’implantation des outils technologiques du Secrétariat selon les besoins afin d’atteindre les objectifs du virage sans papier;
  • Coordonner les sessions de formation données à l’occasion;
  • Effectuer diverses tâches administratives, telles que : préparation de documents (politiques, sommaires exécutifs, etc.), soutien à l’organisation de réunions internes, suivi des factures, compte de dépenses, organisation de déplacements, maintien du répertoire électronique à jour; etc.;
  • Assurera le contrôle de la qualité (orthographe, présentation, etc.) des documents produits, en accord avec les procédures et standards en vigueur;
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

 

Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en technique juridique, technique de bureautique ou expérience pertinente;
  • Minimum 3 ans d’expérience;
  • Expérience dans le domaine juridique (un atout);
  • Excellent français et anglais parlé et écrit, habileté en rédaction;
  • Aptitudes à utiliser des outils technologiques, incluant maitrise de la suite Ms Office (Word et Excel) ainsi que Office 365;
  • Autonomie, bonne gestion des priorités, sens de l’organisation, initiative, rigueur et minutie;
  • Compétences en relations interpersonnelles, entregent et esprit d’équipe;
  • Capacité de travailler sous pression avec des échéanciers serrés.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

 

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

 

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire.

 

SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/5e4adff7283b2c0596a69982/55f9bbeb12497d61478f8dce/fr

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